Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2024
Wann können Sie Akten & Unterlagen vernichten?
Aktenvernichtung ist mehr, als um der lieben Ordnung wegen, zielstrebig auf das nächstbeste volle Regal im Büro oder Aktenarchiv zuzulaufen und mal eben 100 Akten zu entsorgen. Es gibt einige Regeln, die zu beachten sind und dazu gehören die Aufbewahrungsfristen.
Kurz gesagt: die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen (§257 Handelsgesetzbuch §147 Abgabenordnung) regeln, wie lange Sie bestimmte Dokumente lagern müssen.
Erst, wenn diese Fristen abgelaufen sind, können Sie die Unterlagen entsorgen. Idealerweise geschieht das im Rahmen einer sicheren Aktenvernichtung, denn viele Unterlagen enthalten personenbezogene Daten, die gemäß den Vorgaben der DSGVO zu vernichten sind.
Für welche Unterlagen gelten Aufbewahrungsfristen?
Aus steuerrechtlichen Gründen sind alle Geschäftsunterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen von Bedeutung sind.
Gemäß Abgabenordnung §147 Abs. 1 sind folgende Unterlagen aufzubewahren:
| Art der Unterlagen | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist In Jahren |
Jahrgänge, die 2024 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| A | ||
| Abhängigkeitserklärungen | 10 | 2013 |
| Abkürzungsverzeichnis (erklärend) | 10 | 2013 |
| Abrechnungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Abschlagszahlungen | 10 | 2013 |
| Abschlussbuchungsbelege | 10 | 2013 |
| Abschlusskonten | 10 | 2013 |
| Abschlussrechnungen | 10 | 2013 |
| Abschreibungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2017 |
| Abwertungsbelege | 10 | 2013 |
| Akkordunterlagen | 10 | 2013 |
| Akkreditive | 6 | 2017 |
| Aktenvermerke | 6 | 2017 |
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 | 2017 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 | 2013 |
| Angebote (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2017 |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 10 | 2013 |
| Anhang (zum Jahresabschluss) | 10 | 2013 |
| Anlageninventare | 10 | 2013 |
| Anlagenkartei | 10 | 2013 |
| Anlagenunterhaltungskosten | 10 | 2013 |
| Anlagenverzeichnis | 10 | 2013 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 | 2013 |
| Anleihebücher | 10 | 2013 |
| Anleihen | 6 | 2017 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen | 6 | 2017 |
| Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) | 6 | 2017 |
| Anzahlungsunterlagen | 6 | 2017 |
| Arbeitgeberzuschusskarten | 6 | 2017 |
| Arbeitnehmersparzulage (Verträge) | 6 | 2017 |
| Arbeitsanweisungen | 10 | 2013 |
| Auftragsbestätigungen | 6 | 2017 |
| Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2017 |
| Auftragsbücher | 6 | 2017 |
| Auftragskostenbelege | 10 | 2013 |
| Auftragszettel | 10 | 2013 |
| Aufzeichnungen | 10 | 2013 |
| Ausfuhrunterlagen | 6 | 2017 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2013 |
| Ausschusslisten als Buchungsbelege | 10 | 2013 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2013 |
| Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Außenhandelsunterlagen | 6 | 2017 |
| Auszahlungsbelege | 10 | 2013 |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 10 | 2013 |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | 2017 |
| Bankbelege | 10 | 2013 |
| Bankbürgschaften | 6 | 2017 |
| Bareinkaufs- und Verkaufsrechnungen | 10 | 2013 |
| Bauakten | 6 | 2017 |
| Bauantragskostennachweise | 6 | 2017 |
| Baubücher | 10 | 2013 |
| Baugenehmigungen | 6 | 2017 |
| Beförderungspapiere | 6 | 2017 |
| Beherrschungsverträge | 10 | 2013 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 | 2013 |
| Belege | 10 | 2013 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 | 2013 |
| Bestandsberichtigungen | 10 | 2013 |
| Bestandsermittlungen | 10 | 2013 |
| Bestandsverzeichnisse | 10 | 2013 |
| Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2017 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen | 10 | 2013 |
| Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 | 2013 |
| Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) | 10 | 2013 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2017 |
| Betriebsunfallunterlagen | 6 | 2017 |
| Bewertungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Bilanzbücher | 10 | 2013 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | 2013 |
| Bilanzkonten | 10 | 2013 |
| Bilanzprotokolle für die EDV | 10 | 2013 |
| Bilanzunterlagen | 10 | 2013 |
| Bons | 10 | 2013 |
| Börsenaufträge | 6 | 2017 |
| Bruttoerlösnachweise | 6 | 2017 |
| Bruttolohnlisten | 6 | 2017 |
| Bruttolohnsammelkarten | 6 | 2017 |
| Bruttolohnstreifen | 6 | 2017 |
| C | ||
| Carnetunterlagen | 6 | 2017 |
| Clearingauszüge | 6 | 2017 |
| Clearing-Belege | 10 | 2013 |
| Code-Pläne für Verständnis der Buchführung | 10 | 2013 |
| Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 10 | 2013 |
| COM-Verfahrensbeschreibungen | 10 | 2013 |
| D | ||
| Darlehenskonto | 10 | 2013 |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2017 |
| Datensicherungen | 10 | 2013 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2017 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 | 2013 |
| Dauervorschüsse | 10 | 2013 |
| Debitorenkonen | 10 | 2013 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) | 10 | 2013 |
| Deklarationen (Versandunterlagen) | 6 | 2017 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 | 2013 |
| Depotbestätigungen | 10 | 2013 |
| Depotbücher | 10 | 2013 |
| Deputatunterlagen | 6 | 2017 |
| Devisenunterlagen | 6 | 2017 |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV | 10 | 2013 |
| Dubiosenbücher | 10 | 2013 |
| E | ||
| Edelmetallbestände | 10 | 2013 |
| Edelmetallumsätze | 10 | 2013 |
| EDV-Journal | 10 | 2013 |
| Effektenbuch | 10 | 2013 |
| Effektenkassenquittungen | 10 | 2013 |
| Eichaufnahmen | 6 | 2017 |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2017 |
| Eingangsrechnungen | 10 | 2013 |
| Eingangsüberweisungsträger | 6 | 2017 |
| Eingliederungsverträge | 10 | 2013 |
| Einheitswertunterlagen | 6 | 2017 |
| Einkaufsbücher | 10 | 2013 |
| Einnahmenüberschussrechnung | 10 | 2013 |
| Einzahlungsbelege | 10 | 2013 |
| Energieverbrauchsunterlagen | 6 | 2017 |
| Erlösjournale | 10 | 2013 |
| Eröffnungsbilanzen | 10 | 2013 |
| Ersatzkassenunterlagen | 6 | 2017 |
| Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Exportunterlagen | 6 | 2017 |
| Expressauslieferungsbücher | 10 | 2013 |
| F | ||
| Fahrtenbücher | 10 | 2013 |
| Fahrtkostenerstattungen | 10 | 2013 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Fakturierjournale | 10 | 2013 |
| Fehlerjournale als Buchungsbelege | 10 | 2013 |
| Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung | 10 | 2013 |
| Fernschreiben (Handelsbriefe) | 6 | 2017 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 | 2017 |
| Finanzberichte | 6 | 2017 |
| Frachtbriefe | 6 | 2017 |
| Frachtunterlagen | 6 | 2017 |
| Freistemplerabrechnungen | 10 | 2013 |
| Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) | 10 | 2013 |
| Fürsorgeunterlagen | 6 | 2017 |
| G | ||
| Gebrauchsmusterunterlagen | 6 | 2017 |
| Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) | 10 | 2013 |
| Gehaltskonten | 6 | 2017 |
| Gehaltslisten | 10 | 2013 |
| Gehaltsquittungen | 10 | 2013 |
| Gehaltsvorschusskonten | 10 | 2013 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2013 |
| Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) | 6 | 2017 |
| Geschenknachweise | 6 | 2017 |
| Gesellschaftsverträge | 10 | 2013 |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 6 | 2017 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 6 | 2017 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 | 2013 |
| Gewinnabführungsverträge | 10 | 2013 |
| Gewinnfeststellungen | 6 | 2017 |
| Grundbuchauszüge | 10 | 2013 |
| Grundlohnlisten | 10 | 2013 |
| Grundstücksunterlagen | 6 | 2017 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 | 2013 |
| Gutschriftanzeigen | 10 | 2013 |
| H | ||
| Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen | 10 | 2013 |
| Handelsbilanz | 10 | 2013 |
| Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 6 | 2017 |
| Handelsbücher | 10 | 2013 |
| Handelsregisterauszüge | 6 | 2017 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | 2013 |
| Hauptbücher und -karteien | 10 | 2013 |
| Hauptbuchkonten | 10 | 2013 |
| Hinterlegungsscheine | 6 | 2017 |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 | 2017 |
| I | ||
| Importrechnungen | 10 | 2013 |
| Importunterlagen | 6 | 2017 |
| Inkassobücher | 10 | 2013 |
| Inventare | 10 | 2013 |
| Inventare als Bilanzunterlagen | 10 | 2013 |
| Inventurunterlagen | 10 | 2013 |
| Investitionsabrechnungen | 6 | 2017 |
| Investitionszulagenunterlagen | 6 | 2017 |
| J | ||
| Jahresabschlüsse | 10 | 2013 |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 | 2013 |
| Jahresabschlusslisten | 10 | 2013 |
| Jahreskontoblätter | 10 | 2013 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2013 |
| Jubilarfeierunterlagen | 10 | 2013 |
| Jubiläumsunterlagen | 10 | 2013 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 6 | 2017 |
| Kantinenunterlagen | 10 | 2013 |
| Kapitalerhöhungsunterlagen | 6 | 2017 |
| Kapitalverkehrssteuerunterlagen | 6 | 2017 |
| Kassenberichte | 10 | 2013 |
| Kassenbücher u. -blätter | 10 | 2013 |
| Kassenstreifen | 6 | 2017 |
| Kassenzettel (Buchungsunterlage) | 10 | 2013 |
| Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Kaufverträge | 6 | 2017 |
| Kilometergeldabrechnungen | 10 | 2013 |
| Kommissionslisten | 6 | 2017 |
| Konnossemente | 6 | 2017 |
| Konsignationsunterlagen | 6 | 2017 |
| Kontenpläne/Kontenplanänderungen | 10 | 2013 |
| Kontenregister | 10 | 2013 |
| Kontoauszüge | 10 | 2013 |
| Kontokorrentbücher | 10 | 2013 |
| Kostenartenpläne | 10 | 2013 |
| Kostenstellenpläne | 6 | 2017 |
| Kostenträgerrechnung | 6 | 2017 |
| Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 10 | 2013 |
| Kostenvoranschläge | 6 | 2017 |
| Kreditorenkonten | 10 | 2013 |
| Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2017 |
| Kurssicherungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Kurzarbeitergeldanträge | 6 | 2017 |
| Kurzarbeitergeldlisten | 6 | 2017 |
| L | ||
| Ladescheine | 10 | 2013 |
| Lageberichte | 10 | 2013 |
| Lagerbuchführungen | 10 | 2013 |
| Lagerprotokolle | 6 | 2017 |
| Leasingunterlagen | 6 | 2017 |
| Leergutabrechnungen | 6 | 2017 |
| Lieferscheine | 10 | 2013 |
| Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) | 10 | 2013 |
| Lizenzunterlagen | 10 | 2013 |
| Lohnbelege | 10 | 2013 |
| Lohnkonto (siehe Anmerkungen) | 6 | 2017 |
| Lohnlisten | 10 | 2013 |
| Lohnsteuerunterlagen | 10 | 2013 |
| Lohnunterlagen | 6 | 2017 |
| Lohnvorschusskonten | 10 | 2013 |
| Luftfrachtbriefe | 6 | 2017 |
| M | ||
| Magnetbänder (mit Buchfunktion) | 10 | 2013 |
| Mahnbescheide | 6 | 2017 |
| Mahnungen | 6 | 2017 |
| Maklerschlussnoten | 6 | 2017 |
| Materialabrechnungen | 10 | 2013 |
| Materialbeanstandungen | 6 | 2017 |
| Materialentnahmescheine | 6 | 2017 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2017 |
| Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung | 10 | 2013 |
| Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen | 6 | 2017 |
| Mikrofilmverfahrensbeschreibungen | 10 | 2013 |
| Montageversicherungsakten | 10 | 2013 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 | 2013 |
| N | ||
| Nachkalkulationen | 10 | 2013 |
| Nachnahmebelege | 10 | 2013 |
| Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Nebenbücher | 10 | 2013 |
| Nettolohnlisten | 10 | 2013 |
| Nutzflächenermittlung | 10 | 2013 |
| O | ||
| Obligationen | 6 | 2017 |
| Offene-Posten-Listen | 10 | 2013 |
| Orderpapiere | 6 | 2017 |
| Organisationsunterlagen der Buchführung | 10 | 2013 |
| Organschaftsabrechnungen | 10 | 2013 |
| Organschaftsverträge | 10 | 2013 |
| P | ||
| Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2017 |
| Patentunterlagen | 6 | 2017 |
| Pensionsrückstellungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Pensionszahlungen | 10 | 2013 |
| Pfandleihbücher | 10 | 2013 |
| Pfändungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Portokassenbücher | 10 | 2013 |
| Postaufträge | 6 | 2017 |
| Postbankauszüge | 10 | 2013 |
| Postbankbelege | 10 | 2013 |
| Postscheckbelege | 10 | 2013 |
| Preislisten | 6 | 2017 |
| Preisvereinbarungen | 6 | 2017 |
| Privatentnahmebelege | 10 | 2013 |
| Programmbeschreibung für EDV | 10 | 2013 |
| Proteste (Scheck, Wechsel) | 6 | 2017 |
| Protokolle (Buchungsbelege) | 10 | 2013 |
| Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Provisionsabrechnungen | 10 | 2013 |
| Prozessakten | 10 | 2013 |
| Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) | 10 | 2013 |
| Q | ||
| Qualitätsberichte | 6 | 2017 |
| Quittungen | 10 | 2013 |
| R | ||
| Rechnungen | 10 | 2013 |
| Rechnungsabgrenzungsermittlung | 10 | 2013 |
| Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer | 10 | 2013 |
| Rentenversicherungsnachweise | 6 | 2017 |
| Repräsentationsaufwendungen | 10 | 2013 |
| Repräsentationskosten | 10 | 2013 |
| Rückstellungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Rückwareneingangsjournale | 6 | 2017 |
| S | ||
| Sachanlagevermögenskarteien | 10 | 2013 |
| Sachkonten | 10 | 2013 |
| Saldenbestätigungen | 10 | 2013 |
| Saldenbilanzen | 10 | 2013 |
| Schadensmeldungen und -unterlagen | 6 | 2017 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 | 2017 |
| Scheckbestandsaufnahmen | 10 | 2013 |
| Schecks | 10 | 2013 |
| Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) | 6 | 2017 |
| Schriftwechsel | 6 | 2017 |
| Schuldtitel | 10 | 2013 |
| Sicherungsübereignungen | 6 | 2017 |
| Skontounterlagen | 10 | 2013 |
| Sondergutschriften | 10 | 2013 |
| Sozialpläne | 6 | 2017 |
| Sozialversicherungsbeitragskonten | 6 | 2017 |
| Sparprämienanträge | 6 | 2017 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 | 2013 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2013 |
| Steuerbescheide und -erklärungen | 10 | 2013 |
| Steuerrückstellungsberechnungen | 10 | 2013 |
| Steuerunterlagen | 6 | 2017 |
| Stornobelege | 10 | 2013 |
| Stundenlohnzettel als Buchungsbelege | 10 | 2013 |
| T | ||
| Teilzahlungsbelege | 6 | 2017 |
| Telefonkostennachweise | 10 | 2013 |
| Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2017 |
| Testate als Bilanzteil | 10 | 2013 |
| Transportschadenunterlagen | 6 | 2017 |
| Transportversicherungsanmeldungen | 6 | 2017 |
| Trennungsgeldermittlungen | 10 | 2013 |
| U | ||
| Überstundenlisten | 6 | 2017 |
| Überweisungsbelege | 10 | 2013 |
| Umbuchungsbelege | 10 | 2013 |
| Umsatzsteuervergütungen | 10 | 2013 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 | 2013 |
| Umwandlungsbilanzen | 10 | 2013 |
| Umwandlungsunterlagen | 6 | 2017 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | 2017 |
| Unternehmerlohnverrechnungen | 6 | 2017 |
| Urlaubslisten für Rückstellungen | 10 | 2013 |
| V | ||
| Valuta-Belege | 10 | 2013 |
| Verbindlichkeiten | 10 | 2013 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2013 |
| Verfrachtungsaufträge | 6 | 2017 |
| Verkaufsbücher, -journale | 10 | 2013 |
| Vermögensteuerunterlagen | 6 | 2017 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2013 |
| Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) | 6 | 2017 |
| Verpfändungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Verrechnungskonten | 10 | 2013 |
| Verrechnungspreisunterlagen | 10 | 2013 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 | 2017 |
| Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege | 10 | 2013 |
| Versicherungspolicen | 6 | 2017 |
| Versteigerungsunterlagen | 6 | 2017 |
| Verträge | 6 | 2017 |
| Vertreterunterlagen | 6 | 2017 |
| Verwahrungsbücher für Wertpapiere | 10 | 2013 |
| Viehregister | 10 | 2013 |
| Vollmachten (Urkunden) | 6 | 2017 |
| Vollständigkeitserklärungen | 10 | 2013 |
| Vorauszahlungsbelege | 10 | 2013 |
| Vorschusskonten | 10 | 2013 |
| Vorschusslisten als Buchungsbelege | 10 | 2013 |
| W | ||
| Währungsforderungen | 10 | 2013 |
| Warenabgabescheine | 6 | 2017 |
| Warenbestandsaufnahmen | 10 | 2013 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2013 |
| Warenverkehrsbescheinigungen | 6 | 2017 |
| Wechsel | 6 | 2017 |
| Wechsel als Buchungsbeleg | 10 | 2013 |
| Wechselbuch | 10 | 2013 |
| Wechselobligation | 10 | 2013 |
| Weihnachtsgratifikation | 10 | 2013 |
| Werbegeschenknachweise | 10 | 2013 |
| Werbekosten, Belege über | 10 | 2013 |
| Werksrentenanträge | 6 | 2017 |
| Werkstattabrechnungen | 10 | 2013 |
| Werkzeugkosten, Belege über | 10 | 2013 |
| Werkzeugregister als Inventar | 10 | 2013 |
| Wertberichtigungen | 10 | 2013 |
| Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 10 | 2013 |
| Wertpapierkurse als Buchungsbelege | 10 | 2013 |
| Wildhandelsbücher | 10 | 2013 |
| Wohnungsbauunterlagen | 6 | 2017 |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen/-belege | 10 | 2013 |
| Zahlungsträger | 10 | 2013 |
| Zeichnungsvollmachten | 6 | 2017 |
| Zessionen | 6 | 2017 |
| Zinsabrechnungen | 10 | 2013 |
| Zinsberechnungen als Buchungsbeleg | 10 | 2013 |
| Zinsberechnungsunterlagen | 6 | 2017 |
| Zinsstaffeln | 6 | 2017 |
| Zollbelege | 6 | 2017 |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 | 2013 |
| Zugangsbelege | 10 | 2013 |
| Zuschüsse des Arbeitgebers | 10 | 2013 |
| Zustellungsquittungen | 6 | 2017 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2013 |
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, innerhalb derer geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Diese Vorgaben finden ihre rechtliche Grundlage im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO).
Weiterhin existieren ergänzende branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten.
Die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht betrifft alle, die zur Buchführung verpflichtet sind, insbesondere Kaufleute im Sinne des HGB und Gewerbetreibende, die ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln.
Diese Pflicht besteht weiterhin, auch wenn das Handelsgewerbe nicht mehr ausgeübt wird. Sie ist nicht auf einen Nachfolger übertragbar!
Wann beginnen die Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten?
Die Fristen beginnen immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in laufend geführte Unterlagen vorgenommen wurden.
Das heißt, nachdem die letzten Buchungen erfolgt sind, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss, die Inventur oder der Lagerbericht abgeschlossen ist.
Bei Buchungsbelegen ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind, ausschlaggebend.
Für Handelsbriefe beginnen sie zum Ablauf des Jahres, in dem sie empfangen oder versandt wurden.
Für Vertragsunterlagen beginnen die Fristen nach Ablauf des Vertrages.
Dokumente immer im Original aufbewahren
Alle Daten, sowohl analoge als auch digitale, müssen im Original gesichert und aufbewahrt werden.
Die Unterlagen müssen in einem vor äußeren Einflüssen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützten Raum oder Gebäude gelagert werden.
Bei Unterlagen auf empfindlichem Papier, wie Thermopapier, das mit der Zeit verblassen kann, ist eine Kopie auf normalem Papier zulässig, um die Informationen zu erhalten. Diese Kopie sollte an das Original geheftet werden. Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie innerhalb angemessener Zeit überprüfbar sind.
In bestimmten Fällen ist die Lagerung des Originals nicht erforderlich. Stattdessen genügt eine bildliche Wiedergabe (digitaler Scan).
Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Daten
Für digitale Daten gelten die gleichen Fristen, wie für deren analoge Gegenstücke.
Es ist zulässig, diese Daten auszudrucken und aufbewahren. Die Original-Dateien müssen trotzdem gespeichert und eine Änderung der Daten verhindert werden.
Die Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell auswertbar sind. Hierzu gehören etwa digital übermittelte Rechnungen, bei denen es kein Original in Papierform gibt. Es ist zulässig, die die Rechnung auszudrucken und abzuheften, aber das digitale Original muss ebenfalls vorliegen.
Es kann ggf. notwendig sein, auch Technologien und Software, die zur Auswertung digitaler Daten erforderlich sind, aufzubewahren, um die Auswertung der Daten sicherzustellen.
Nach der Aufbewahrungspflicht kommt die Löschpflicht
Viele Unternehmen scheinen sehr an ihren Daten zu hängen. Man weiß nie, wozu man sie noch brauchen kann. Aber, neben der Aufbewahrungspflicht besteht ebenfalls eine Löschpflicht!
Man kann Akten also nicht unbegrenzt lagern.
Die Regeln sind klar:
- Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung bestimmen die Aufbewahrungsfristen.
- Die DSGVO bestimmt, dass es eine Löschpflicht für diese Daten gibt.
- Die DIN 66399 regelt, wie die Daten zu vernichten sind.
Es gilt: Daten nur solange wie nötig aufbewahren und, sobald keine Umstände eine weitere Lagerung rechtfertigen, so schnell wie möglich löschen. Eine effektive Organisation und ein adäquates Löschkonzept erleichtern diesen Ablauf.