Aufbewahrungsfristen ab 2026: Übersichtliche Tabelle und Informationen zur Aktenvernichtung
Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen zur Aktenvernichtung, zu unseren Leistungen und zu unserem Einzugsgebiet im Großraum München und Bayern.
Warum ist es wichtig, die Aufbewahrungsfristen zu beachten?
Aktenvernichtung ist mehr, als um der lieben Ordnung wegen, zielstrebig auf das nächstbeste volle Regal im Büro oder Aktenarchiv zuzulaufen und mal eben 100 Akten zu entsorgen.
Es gibt einige Regeln, die zu beachten sind, und dazu gehören die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsunterlagen.
Kurz gesagt: Die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen (§257 Handelsgesetzbuch / §147 Abgabenordnung) regeln, wie lange Sie bestimmte Dokumente lagern müssen.
Erst, wenn diese Fristen abgelaufen sind, können Sie die Unterlagen entsorgen.
Idealerweise geschieht das im Rahmen einer sicheren Aktenvernichtung, denn viele Unterlagen enthalten personenbezogene Daten, die gemäß den Vorgaben der DSGVO zu vernichten sind.
Aktuelle Aufbewahrungsfristen für Unterlagen:
Was gilt ab 2026?
Aus steuerrechtlichen Gründen sind alle Geschäftsunterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen von Bedeutung sind.
Hinweis zur Rechtslage:
Bitte beachten Sie, dass das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) am 18. Oktober 2024 verabschiedet wurde.
Dieses Gesetz sieht unter anderem eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege vor.
Aktuell ist nicht klar, wie im Detail die neue Regelung anzuwenden ist und in welchen Fällen sie gilt und wo Ausnahmen zu berücksichtigen sind.
Gemäß Abgabenordnung §147 Abs. 1 sind folgende Unterlagen aufzubewahren:
* Wir übernehmen trotz gewissenhafter Prüfung der aktuellen Datenlage keine Gewähr für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der bereitgestellten Informationen.
Bei Unsicherheiten empfehlen wir, sich an die für Ihr Unternehmen zuständige Industrie- und Handelskammer, Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder das zuständige Finanzamt zu wenden.
Download: Tabelle der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für das Jahr 2026 – NEU
Download: Tabelle der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für das Jahr 2025
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, innerhalb derer geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen.
Diese Vorgaben finden ihre rechtliche Grundlage im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO).
Weiterhin existieren ergänzende branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten.
Die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht betrifft alle, die zur Buchführung verpflichtet sind, insbesondere Kaufleute im Sinne des HGB und Gewerbetreibende, die ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln.
Diese Pflicht besteht weiterhin, auch wenn das Handelsgewerbe nicht mehr ausgeübt wird. Sie ist nicht auf einen Nachfolger übertragbar!
Wann beginnen die Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten?
Die Fristen beginnen immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in laufend geführten Unterlagen vorgenommen wurden.
Das heißt, nachdem die letzten Buchungen erfolgt sind, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss, die Inventur oder der Lagerbericht abgeschlossen sind.
Bei Buchungsbelegen ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind, ausschlaggebend.
Für Handelsbriefe beginnen sie zum Ablauf des Jahres, in dem sie empfangen oder versandt wurden.
Für Vertragsunterlagen beginnen die Fristen nach Ablauf des Vertrags.
Dokumente immer im Original aufbewahren
Die Sicherung aller Daten, sowohl analoger als auch digitaler, erfolgt immer im Original.
Die Unterlagen sind in einem vor äußeren Einflüssen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützten Raum oder Gebäude zu lagern.
Bei Unterlagen auf empfindlichem Papier, wie Thermopapier, das mit der Zeit verblassen kann, ist eine Kopie auf normalem Papier zulässig, um die Informationen zu erhalten.
Die Kopie sollte am Original angeheftet sein. Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass eine Prüfung innerhalb angemessener Zeit möglich ist.
In bestimmten Fällen ist die Lagerung des Originals nicht erforderlich. Stattdessen genügt eine bildliche Wiedergabe (digitaler Scan).
Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Daten
Für digitale Daten gelten die gleichen Fristen wie für deren analoge Gegenstücke.
Es ist zulässig, diese Daten auszudrucken und aufzubewahren. Die Originaldateien müssen trotzdem gespeichert und eine Änderung der Daten verhindert werden.
Die Daten sind so aufzubewahren, dass sie maschinell auswertbar sind. Hierzu gehören etwa digital übermittelte Rechnungen, bei denen es kein Original in Papierform gibt. Es ist zulässig, die Rechnung auszudrucken und abzuheften, aber das digitale Original muss ebenfalls vorliegen.
Es kann ggf. notwendig sein, auch Technologien und Software, die zur Auswertung digitaler Daten erforderlich sind, aufzubewahren, um die Auswertung der Daten sicherzustellen.
Nach der Aufbewahrungspflicht kommt die Löschpflicht
Viele Unternehmen scheinen sehr an ihren Daten zu hängen. Man weiß nie, wozu man sie noch benötigt. Aber, neben der Aufbewahrungspflicht besteht ebenfalls eine Löschpflicht!
Man kann Akten nicht unbegrenzt lagern.
Die Regeln sind klar:
- Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung bestimmen die Aufbewahrungsfristen.
- Die DSGVO bestimmt, dass es eine Löschpflicht für diese Daten gibt.
- Die ISO 21964 bzw. die wortgleiche DIN 66399 definiert die Regeln, nach denen Daten zu vernichten sind.
Es gilt: Daten nur solange wie nötig aufbewahren und, sobald keine Umstände eine weitere Lagerung rechtfertigen, so schnell wie möglich löschen. Eine effektive Organisation und ein adäquates Löschkonzept erleichtern diesen Ablauf.
Persönlicher Ansprechpartner für Ihre Fragen zu den Aufbewahrungsfristen
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