Aufbewahrungsfristen 2025: Übersichtliche Tabelle und Informationen zur Aktenvernichtung

Aktenvernichtung ist mehr, als um der lieben Ordnung wegen, zielstrebig auf das nächstbeste volle Regal im Büro oder Aktenarchiv zuzulaufen und mal eben 100 Akten zu entsorgen. Es gibt einige Regeln, die zu beachten sind und dazu gehören die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Kurz gesagt: die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen (§257 Handelsgesetzbuch §147 Abgabenordnung) regeln, wie lange Sie bestimmte Dokumente lagern müssen.

Erst, wenn diese Fristen abgelaufen sind, können Sie die Unterlagen entsorgen. Idealerweise geschieht das im Rahmen einer sicheren Aktenvernichtung, denn viele Unterlagen enthalten personenbezogene Daten, die gemäß den Vorgaben der DSGVO zu vernichten sind.

Aktuelle Aufbewahrungsfristen für Unterlagen: Was gilt ab 2025?

Aus steuerrechtlichen Gründen sind alle Geschäftsunterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen von Bedeutung sind.

Hinweis zur Rechtslage:
Bitte beachten Sie, dass das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) am 18. Oktober 2024 verabschiedet wurde.
Dieses Gesetz sieht unter anderem eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege vor.
Aktuell ist nicht klar, wie im Detail die neue Regelung anzuwenden ist und in welchen Fällen sie gilt und wo Ausnahmen zu berücksichtigen sind.

Gemäß Abgabenordnung §147 Abs. 1 sind folgende Unterlagen aufzubewahren:

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
Art der Unterlagen Gesetzliche Aufbewahrungsfrist
In Jahren
Jahrgänge, die ab 01.01.2025 vernichtet werden können
A
Abhängigkeitserklärungen 10 2014
Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 10 2014
Abrechnungsunterlagen 10 2014
Abschlagszahlungen 10 2014
Abschlussbuchungsbelege 10 2014
Abschlusskonten 10 2014
Abschlussrechnungen 10 2014
Abschreibungsunterlagen 10 2014
Abtretungserklärungen 6 2018
Abwertungsbelege 10 2014
Akkordunterlagen 10 2014
Akkreditive 6 2018
Aktenvermerke 6 2018
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 6 2018
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 2014
Angebote (erhaltene und Kopien versandter) 6 2018
Angestelltenversicherung (Belege) 10 2014
Anhang (zum Jahresabschluss) 10 2014
Anlageninventare 10 2014
Anlagenkartei 10 2014
Anlagenunterhaltungskosten 10 2014
Anlagenverzeichnis 10 2014
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 2014
Anleihebücher 10 2014
Anleihen 6 2018
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen 6 2018
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) 6 2018
Anzahlungsunterlagen 6 2018
Arbeitgeberzuschusskarten 6 2018
Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 6 2018
Arbeitsanweisungen 10 2014
Auftragsbestätigungen 6 2018
Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) 6 2018
Auftragsbücher 6 2018
Auftragskostenbelege 10 2014
Auftragszettel 10 2014
Aufzeichnungen 10 2014
Ausfuhrunterlagen 6 2018
Ausgangsrechnungen 10 2014
Ausschusslisten als Buchungsbelege 10 2014
Außendienstabrechnungen 10 2014
Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Außenhandelsunterlagen 6 2018
Auszahlungsbelege 10 2014
B
Bahnabrechnungen 10 2014
Bahnfrachtbriefe 6 2018
Bankbelege 10 2014
Bankbürgschaften 6 2018
Bareinkaufs- und Verkaufsrechnungen 10 2014
Bauakten 6 2018
Bauantragskostennachweise 6 2018
Baubücher 10 2014
Baugenehmigungen 6 2018
Beförderungspapiere 6 2018
Beherrschungsverträge 10 2014
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 2014
Belege 10 2014
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 2014
Bestandsberichtigungen 10 2014
Bestandsermittlungen 10 2014
Bestandsverzeichnisse 10 2014
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) 6 2018
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 10 2014
Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Betriebskostenrechnungen 10 2014
Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) 10 2014
Betriebsprüfungsberichte 6 2018
Betriebsunfallunterlagen 6 2018
Bewertungsunterlagen 10 2014
Bewirtungsunterlagen 10 2014
Bilanzbücher 10 2014
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 2014
Bilanzkonten 10 2014
Bilanzprotokolle für die EDV 10 2014
Bilanzunterlagen 10 2014
Bons 10 2014
Börsenaufträge 6 2018
Bruttoerlösnachweise 6 2018
Bruttolohnlisten 6 2018
Bruttolohnsammelkarten 6 2018
Bruttolohnstreifen 6 2018
C
Carnetunterlagen 6 2018
Clearingauszüge 6 2018
Clearing-Belege 10 2014
Code-Pläne für Verständnis der Buchführung 10 2014
Computerausdrucke mit Buchungsdaten 10 2014
COM-Verfahrensbeschreibungen 10 2014
D
Darlehenskonto 10 2014
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 2018
Datensicherungen 10 2014
Dauerauftragsunterlagen 6 2018
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 2014
Dauervorschüsse 10 2014
Debitorenkonen 10 2014
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) 10 2014
Deklarationen (Versandunterlagen) 6 2018
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10 2014
Depotbestätigungen 10 2014
Depotbücher 10 2014
Deputatunterlagen 6 2018
Devisenunterlagen 6 2018
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV 10 2014
Dubiosenbücher 10 2014
E
Edelmetallbestände 10 2014
Edelmetallumsätze 10 2014
EDV-Journal 10 2014
Effektenbuch 10 2014
Effektenkassenquittungen 10 2014
Eichaufnahmen 6 2018
Einfuhrunterlagen 6 2018
Eingangsrechnungen 10 2014
Eingangsüberweisungsträger 6 2018
Eingliederungsverträge 10 2014
Einheitswertunterlagen 6 2018
Einkaufsbücher 10 2014
Einnahmenüberschussrechnung 10 2014
Einzahlungsbelege 10 2014
Energieverbrauchsunterlagen 6 2018
Erlösjournale 10 2014
Eröffnungsbilanzen 10 2014
Ersatzkassenunterlagen 6 2018
Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Exportunterlagen 6 2018
Expressauslieferungsbücher 10 2014
F
Fahrtenbücher 10 2014
Fahrtkostenerstattungen 10 2014
Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Fakturierjournale 10 2014
Fehlerjournale als Buchungsbelege 10 2014
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 10 2014
Fernschreiben (Handelsbriefe) 6 2018
Feuerversicherungsunterlagen 6 2018
Finanzberichte 6 2018
Frachtbriefe 6 2018
Frachtunterlagen 6 2018
Freistemplerabrechnungen 10 2014
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 10 2014
Fürsorgeunterlagen 6 2018
G
Gebrauchsmusterunterlagen 6 2018
Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) 10 2014
Gehaltskonten 6 2018
Gehaltslisten 10 2014
Gehaltsquittungen 10 2014
Gehaltsvorschusskonten 10 2014
Geschäftsberichte 10 2014
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) 6 2018
Geschenknachweise 6 2018
Gesellschaftsverträge 10 2014
Gewährleistungsverpflichtungen 6 2018
Gewerbesteuerunterlagen 6 2018
Gewinn- und Verlustrechnung 10 2014
Gewinnabführungsverträge 10 2014
Gewinnfeststellungen 6 2018
Grundbuchauszüge 10 2014
Grundlohnlisten 10 2014
Grundstücksunterlagen 6 2018
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 2014
Gutschriftanzeigen 10 2014
H
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen 10 2014
Handelsbilanz 10 2014
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) 6 2018
Handelsbücher 10 2014
Handelsregisterauszüge 6 2018
Hauptabschlussübersicht 10 2014
Hauptbücher und -karteien 10 2014
Hauptbuchkonten 10 2014
Hinterlegungsscheine 6 2018
Hypothekenpfandbriefe 6 2018
I
Importrechnungen 10 2014
Importunterlagen 6 2018
Inkassobücher 10 2014
Inventare 10 2014
Inventare als Bilanzunterlagen 10 2014
Inventurunterlagen 10 2014
Investitionsabrechnungen 6 2018
Investitionszulagenunterlagen 6 2018
J
Jahresabschlüsse 10 2014
Jahresabschlusserläuterungen 10 2014
Jahresabschlusslisten 10 2014
Jahreskontoblätter 10 2014
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2014
Jubilarfeierunterlagen 10 2014
Jubiläumsunterlagen 10 2014
K
Kalkulationsunterlagen 6 2018
Kantinenunterlagen 10 2014
Kapitalerhöhungsunterlagen 6 2018
Kapitalverkehrssteuerunterlagen 6 2018
Kassenberichte 10 2014
Kassenbücher u. -blätter 10 2014
Kassenstreifen 6 2018
Kassenzettel (Buchungsunterlage) 10 2014
Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Kaufverträge 6 2018
Kilometergeldabrechnungen 10 2014
Kommissionslisten 6 2018
Konnossemente 6 2018
Konsignationsunterlagen 6 2018
Kontenpläne/Kontenplanänderungen 10 2014
Kontenregister 10 2014
Kontoauszüge 10 2014
Kontokorrentbücher 10 2014
Kostenartenpläne 10 2014
Kostenstellenpläne 6 2018
Kostenträgerrechnung 6 2018
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 10 2014
Kostenvoranschläge 6 2018
Kreditorenkonten 10 2014
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 2018
Kurssicherungsunterlagen 10 2014
Kurzarbeitergeldanträge 6 2018
Kurzarbeitergeldlisten 6 2018
L
Ladescheine 10 2014
Lageberichte 10 2014
Lagerbuchführungen 10 2014
Lagerprotokolle 6 2018
Leasingunterlagen 6 2018
Leergutabrechnungen 6 2018
Lieferscheine 10 2014
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) 10 2014
Lizenzunterlagen 10 2014
Lohnbelege 10 2014
Lohnkonto (siehe Anmerkungen) 6 2018
Lohnlisten 10 2014
Lohnsteuerunterlagen 10 2014
Lohnunterlagen 6 2018
Lohnvorschusskonten 10 2014
Luftfrachtbriefe 6 2018
M
Magnetbänder (mit Buchfunktion) 10 2014
Mahnbescheide 6 2018
Mahnungen 6 2018
Maklerschlussnoten 6 2018
Materialabrechnungen 10 2014
Materialbeanstandungen 6 2018
Materialentnahmescheine 6 2018
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 2018
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 10 2014
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen 6 2018
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 10 2014
Montageversicherungsakten 10 2014
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 2014
N
Nachkalkulationen 10 2014
Nachnahmebelege 10 2014
Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Nebenbücher 10 2014
Nettolohnlisten 10 2014
Nutzflächenermittlung 10 2014
O
Obligationen 6 2018
Offene-Posten-Listen 10 2014
Orderpapiere 6 2018
Organisationsunterlagen der Buchführung 10 2014
Organschaftsabrechnungen 10 2014
Organschaftsverträge 10 2014
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 2018
Patentunterlagen 6 2018
Pensionsrückstellungsunterlagen 10 2014
Pensionszahlungen 10 2014
Pfandleihbücher 10 2014
Pfändungsunterlagen 10 2014
Portokassenbücher 10 2014
Postaufträge 6 2018
Postbankauszüge 10 2014
Postbankbelege 10 2014
Postscheckbelege 10 2014
Preislisten 6 2018
Preisvereinbarungen 6 2018
Privatentnahmebelege 10 2014
Programmbeschreibung für EDV 10 2014
Proteste (Scheck, Wechsel) 6 2018
Protokolle (Buchungsbelege) 10 2014
Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Provisionsabrechnungen 10 2014
Prozessakten 10 2014
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 10 2014
Q
Qualitätsberichte 6 2018
Quittungen 10 2014
R
Rechnungen 10 2014
Rechnungsabgrenzungsermittlung 10 2014
Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer 10 2014
Rentenversicherungsnachweise 6 2018
Repräsentationsaufwendungen 10 2014
Repräsentationskosten 10 2014
Rückstellungsunterlagen 10 2014
Rückwareneingangsjournale 6 2018
S
Sachanlagevermögenskarteien 10 2014
Sachkonten 10 2014
Saldenbestätigungen 10 2014
Saldenbilanzen 10 2014
Schadensmeldungen und -unterlagen 6 2018
Scheck- und Wechselunterlagen 6 2018
Scheckbestandsaufnahmen 10 2014
Schecks 10 2014
Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) 6 2018
Schriftwechsel 6 2018
Schuldtitel 10 2014
Sicherungsübereignungen 6 2018
Skontounterlagen 10 2014
Sondergutschriften 10 2014
Sozialpläne 6 2018
Sozialversicherungsbeitragskonten 6 2018
Sparprämienanträge 6 2018
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 2014
Spendenbescheinigungen 10 2014
Steuerbescheide und -erklärungen 10 2014
Steuerrückstellungsberechnungen 10 2014
Steuerunterlagen 6 2018
Stornobelege 10 2014
Stundenlohnzettel als Buchungsbelege 10 2014
T
Teilzahlungsbelege 6 2018
Telefonkostennachweise 10 2014
Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) 6 2018
Testate als Bilanzteil 10 2014
Transportschadenunterlagen 6 2018
Transportversicherungsanmeldungen 6 2018
Trennungsgeldermittlungen 10 2014
U
Überstundenlisten 6 2018
Überweisungsbelege 10 2014
Umbuchungsbelege 10 2014
Umsatzsteuervergütungen 10 2014
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2014
Umwandlungsbilanzen 10 2014
Umwandlungsunterlagen 6 2018
Unfallversicherungsunterlagen 6 2018
Unternehmerlohnverrechnungen 6 2018
Urlaubslisten für Rückstellungen 10 2014
V
Valuta-Belege 10 2014
Verbindlichkeiten 10 2014
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 2014
Verfrachtungsaufträge 6 2018
Verkaufsbücher, -journale 10 2014
Vermögensteuerunterlagen 6 2018
Vermögensverzeichnis 10 2014
Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) 6 2018
Verpfändungsunterlagen 10 2014
Verrechnungskonten 10 2014
Verrechnungspreisunterlagen 10 2014
Versand- und Frachtunterlagen 6 2018
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege 10 2014
Versicherungspolicen 6 2018
Versteigerungsunterlagen 6 2018
Verträge 6 2018
Vertreterunterlagen 6 2018
Verwahrungsbücher für Wertpapiere 10 2014
Viehregister 10 2014
Vollmachten (Urkunden) 6 2018
Vollständigkeitserklärungen 10 2014
Vorauszahlungsbelege 10 2014
Vorschusskonten 10 2014
Vorschusslisten als Buchungsbelege 10 2014
W
Währungsforderungen 10 2014
Warenabgabescheine 6 2018
Warenbestandsaufnahmen 10 2014
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2014
Warenverkehrsbescheinigungen 6 2018
Wechsel 6 2018
Wechsel als Buchungsbeleg 10 2014
Wechselbuch 10 2014
Wechselobligation 10 2014
Weihnachtsgratifikation 10 2014
Werbegeschenknachweise 10 2014
Werbekosten, Belege über 10 2014
Werksrentenanträge 6 2018
Werkstattabrechnungen 10 2014
Werkzeugkosten, Belege über 10 2014
Werkzeugregister als Inventar 10 2014
Wertberichtigungen 10 2014
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 2014
Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 2014
Wildhandelsbücher 10 2014
Wohnungsbauunterlagen 6 2018
X
Y
Z
Zahlungsanweisungen/-belege 10 2014
Zahlungsträger 10 2014
Zeichnungsvollmachten 6 2018
Zessionen 6 2018
Zinsabrechnungen 10 2014
Zinsberechnungen als Buchungsbeleg 10 2014
Zinsberechnungsunterlagen 6 2018
Zinsstaffeln 6 2018
Zollbelege 6 2018
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 10 2014
Zugangsbelege 10 2014
Zuschüsse des Arbeitgebers 10 2014
Zustellungsquittungen 6 2018
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 10 2014

* Wir übernehmen trotz gewissenhafter Prüfung der aktuellen Datenlage keine Gewähr für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der bereitgestellten Informationen.
Bei Unsicherheiten empfehlen wir, sich an die für Ihr Unternehmen zuständige Industrie- und Handelskammer, Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder das zuständige Finanzamt zu wenden.

Download: Tabelle der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 2025


Was sind Aufbewahrungsfristen?

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen für Akten?

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, innerhalb derer geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Diese Vorgaben finden ihre rechtliche Grundlage im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO).

Weiterhin existieren ergänzende branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten.

Die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht betrifft alle, die zur Buchführung verpflichtet sind, insbesondere Kaufleute im Sinne des HGB und Gewerbetreibende, die ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln.

Diese Pflicht besteht weiterhin, auch wenn das Handelsgewerbe nicht mehr ausgeübt wird. Sie ist nicht auf einen Nachfolger übertragbar!

Wann beginnen die Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten?

Aktenvernichtung richtig planen

Die Fristen beginnen immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in laufend geführte Unterlagen vorgenommen wurden.

Das heißt, nachdem die letzten Buchungen erfolgt sind, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss, die Inventur oder der Lagerbericht abgeschlossen ist. 

Bei Buchungsbelegen ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind, ausschlaggebend.

Für Handelsbriefe beginnen sie zum Ablauf des Jahres, in dem sie empfangen oder versandt wurden.

Für Vertragsunterlagen beginnen die Fristen nach Ablauf des Vertrages.

Dokumente immer im Original aufbewahren

Archiv mit Dokumenten

Alle Daten, sowohl analoge als auch digitale, müssen im Original gesichert und aufbewahrt werden.

Die Unterlagen müssen in einem vor äußeren Einflüssen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützten Raum oder Gebäude gelagert werden.

Bei Unterlagen auf empfindlichem Papier, wie Thermopapier, das mit der Zeit verblassen kann, ist eine Kopie auf normalem Papier zulässig, um die Informationen zu erhalten. Diese Kopie sollte an das Original geheftet werden. Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie innerhalb angemessener Zeit überprüfbar sind.

In bestimmten Fällen ist die Lagerung des Originals nicht erforderlich. Stattdessen genügt eine bildliche Wiedergabe (digitaler Scan).

Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Daten

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Daten

Für digitale Daten gelten die gleichen Fristen, wie für deren analoge Gegenstücke.

Es ist zulässig, diese Daten auszudrucken und aufbewahren. Die Original-Dateien müssen trotzdem gespeichert und eine Änderung der Daten verhindert werden.

Die Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell auswertbar sind. Hierzu gehören etwa digital übermittelte Rechnungen, bei denen es kein Original in Papierform gibt. Es ist zulässig, die die Rechnung auszudrucken und abzuheften, aber das digitale Original muss ebenfalls vorliegen.

Es kann ggf. notwendig sein, auch Technologien und Software, die zur Auswertung digitaler Daten erforderlich sind, aufzubewahren, um die Auswertung der Daten sicherzustellen.

Nach der Aufbewahrungspflicht kommt die Löschpflicht

Rohprog Mitarbeiter mit Sicherheitsbehälter für Akten

Viele Unternehmen scheinen sehr an ihren Daten zu hängen. Man weiß nie, wozu man sie noch brauchen kann. Aber, neben der Aufbewahrungspflicht besteht ebenfalls eine Löschpflicht!

Man kann Akten also nicht unbegrenzt lagern.
Die Regeln sind klar:

  • Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung bestimmen die Aufbewahrungsfristen.
  • Die DSGVO bestimmt, dass es eine Löschpflicht für diese Daten gibt.
  • Die DIN 66399 regelt, wie die Daten zu vernichten sind.

Es gilt: Daten nur solange wie nötig aufbewahren und, sobald keine Umstände eine weitere Lagerung rechtfertigen, so schnell wie möglich löschen. Eine effektive Organisation und ein adäquates Löschkonzept erleichtern diesen Ablauf.

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