Die wichtigsten Fragen zur DIN 66399 und DS-GVO

 

Die DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist ein europäisches Gesetz zum Schutz von personenbezogenen Daten.

 

Hier erhalten Sie weiterführende Informationen zur DS-GVO.

Die DS-GVO hat einige Änderungen im rechtlichen Status der Aktenvernichtung mit sich gebracht. Gemäß DSGVO wird die Aktenvernichtung durch externe Dienstleister als Auftrags(daten)Verarbeitung eingestuft, mit dem allen sich daraus ergebenen Pflichten (z.B. Vertragspflicht). Die Aktenvernichtung ist daher von jedem Unternehmen erneut zu betrachten und nach den Kriterien der DS-GVO abzuprüfen.

 

Hier erhalten Sie eine entsprechende Empfehlung für die Vorgehensweise zur Überprüfung der Aktenvernichtungssituation.

Die DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) wurde zum 25.05.2018 unmittelbar und zwingendes Recht in allen EU-Mitgliedsstaaten. Damit erfolgt eine Vereinheitlichung des Datenschutzrechtes innerhalb der EU.

 

Ausführliches zum Thema DS-GVO können Sie gern hier nachlesen.

Durch die DS-GVO werden die Rechte der Betroffenen gestärkt, was weitreichende Folgen für die Unternehmen hat. So müssen spätestens zum 25.05.2018 alle Unternehmen (hier gibt es kaum Ausnahmen) ein Datenschutz-Managementsystem installiert haben und betreiben. Auch die Anforderungen und Haftungsrisiken bei der Aktenvernichtung erhöhen sich signifikant.

 

Alle Änderungen bei der Aktenvernichtung durch die DS-GVO haben wir für Sie hier zusammengestellt.

 

Dadurch wird die Auswahl des richtigen Aktenvernichters noch bedeutsamer als bisher und die richtigen Punkte müssen beim Aktenvernichtungsdienstleister abgefragt und vertraglich vereinbart werden. Eine Handlungsempfehlung zur Überprüfung der vorliegenden Aktenvernichtungssituation finden Sie hier.

Die DIN 32757 war die alte Norm zur Vernichtung von Datenträgern. Diese wurde im Oktober 2012 von der neuen DIN 66399 abgelöst. Hier gab es einige Änderungen, zum Beispiel die Einführung der drei Schutzklassen und die Erweiterung der sieben Sicherheitsstufen.

Viele Büros haben Aktenshredder unter den Schreibtischen stehen. Für einzelne Dokumente ist dies auch durchaus sinnvoll. Sobald man eine größere Anzahl von Altakten zu vernichten hat, wird es zeitaufwendig und kompliziert.

 

Eine echte Alternative ist die Vernichtung von Akten, Daten und Büropapier über so genannte Datenschutzbehälter. Diese können zentral aufgestellt und nach Bedarf abgeholt werden. Anschließend werden die Unterlagen zur Vernichtung in eine spezielle Aktenshredderanlage gebracht. Dieses Dienstleistungspaket bietet die ROHPROG für Kunden in München und Umgebung an und bestätigt die sichere Aktenvernichtung mit einem Vernichtungszertifikat.

Die Entsorgung von Akten sollte möglichst nicht den Weg über einen normalen Papiermülleimer im Büro gehen. Dafür sind viele Daten zu relevant und könnten in falsche Hände geraten. Durch einen verschlossenen Datenschutzbehälter gehen Sie dieses Risiko nicht ein. Er kann zentral aufgestellt werden und wird nach Bedarf, immer noch verschlossen, in unsere Aktenvernichtungshalle gefahren. Dort wird das Material unter strengen Sicherheitsvorkehrungen vernichtet und ein entsprechendes Zertifikat ausgestellt.

 

Festplatten und andere wichtige elektronische Datenträger wie zum Beispiel CD´s, USB-Sticks, Disketten oder Mikrofiches können schutzbedürftige Informationen und Unterlagen enthalten und sollten deshalb professionell und nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vernichtet werden.

 

Mit unserer Aktenvernichtungsanlage in München ist es problemlos möglich, ganze Festplatten und weitere Datenträger shreddern und damit vernichten zu lassen. Mit einem entsprechendem Zertifikat wird die Vernichtung gemäß DIN 66399 bestätigt.

 

 

In der ROHPROG ist es möglich, komplett gefüllte Ordner inklusive dem jeweiligen Schließmechanismus vernichten zu lassen. Sie sparen sich den mühsamen und teuren Personalaufwand des Aussortierens. Auch Büroklammern, Heftungen oder einzelne Klarsichtfolien können in den Aktenordnern verbleiben.

Wir bieten unterschiedliche Behälter mit unterschiedlichem Volumen für ihre Altakten an.

Beispiele:

 

  • Datenschutzbehälter 70 Liter – Bereitstellung für ca. 10 gefüllte Aktenordner (in loser Form ca. 15)
  • Datenschutzbehälter 240 Liter – Bereitstellung für ca. 30 gefüllte Aktenordner (in loser Form ca. 50-60)
  • Datenschutzbehälter 500 Liter – Bereitstellung für ca. 70 gefüllte Aktenordner (in loser Form ca. 110)
  • Datenschutzbehälter 770 Liter – Bereitstellung für ca. 110 gefüllte Aktenordner (in loser Form 160)

 

Zusätzlich bieten wir geschlossene, abschließbare Absetzcontainer und Abrollcontainer für umfangreiche Archivräumungen an. Eine ausführliche Übersicht finden Sie hier.

 

Eine DIN-Norm ist ein unter Leitung eines Arbeitsausschusses im DIN Deutsches Institut für Normung erarbeiteter freiwilliger Standard, in dem materielle und immaterielle Gegenstände vereinheitlicht sind. DIN-Normen entstehen auf Anregung und durch die Initiative interessierter Kreise (in der Regel die deutsche Wirtschaft), wobei Übereinstimmung unter allen Beteiligten hergestellt wird. (Quelle: Wikipedia)

Die Norm, welche für die Akten- und Datenträgervernichtung eine große Rolle spielt, ist die DIN 66399.

Im Teil 1 der DIN 66399 werden die Grundlagen und Begriffe definiert. Weiterführende Infos erhalten Sie hier.

Im Teil 2 der DIN 66399 werden die Anforderungen an Maschinen zur Vernichtung von Datenträgern definiert. Weiterführende Infos erhalten Sie hier.

Im Teil 3 der DIN 66399 wird der Prozess der Datenträgervernichtung definiert. Der Teil 3 ist eine SPEC und damit eine Vornorm, wird aber im gewerblichen Umfeld bereits wie eine DIN-Norm verwendet. Mehr erfahren Sie hier.

Die Schutzklasse ist eine Klassifizierung des Schutzbedarfes von Daten. Mehr erfahren Sie hier.

“Eigenschaft von Daten und Informationen, welche unter Berücksichtigung der bei der Verletzung der Grundwerte Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit zu erwartenden Schäden die Notwendigkeit beschreibt, diese Daten und Informationen vor einer Verletzung dieser Grundwerte zu bewahren.“

 

Der Schutzbedarf wird hierbei in normal, hoch und sehr hoch unterschieden.

 

Weitere Informationen zum Schutzbedarf und zur Einteilung der entsprechenden Daten finden Sie hier.

Klassifizierung des Aufwandes zur Wiederherstellung von Informationen.

Wie Sie Ihre zu vernichtenden Datenträger richtig einordnen, erfahren Sie hier.

 

Die DIN 66399 Teil 2 (DIN 66399-2) differenziert erstmalig die Materialarten und teilt sie in ein System ein, welches als PFOTHE bezeichnet wird. Beispiele für diese Materialarten sind Informationsdarstellungen auf Papier oder auch auf verschiedenen optischen, magnetischen oder elektronischen Datenträgern.

Um als Datenbesitzer genau zu wissen, wo die eigenen Datenträger (Papier, Festplatten, Speichersticks, usw.) einzuordnen sind und mit welchem Aufwand diese vernichtet werden müssen, um ein gewisses Sicherheitslevel zu erreichen, erhalten Sie hier die passende Übersicht.

In stationären Aktenvernichtungsanlagen werden gleichzeitig sehr große Mengen an Akten vernichtet. Hierbei wird durch das Vermischen und Verpressen der geschredderten Akten eine deutliche Sicherheitsstufenerhöhung erzielt. Die DIN 66399 ermöglicht in solchen Fällen eine Sicherheitsstufenerhöhung bei gleichbleibender Partikelgröße. Eine Sicherheitsstufenerhöhung kann nur bei Dokumenten in Originalgröße um einen Schritt und maximal bis zur Sicherheitsstufe 4 erfolgen. Hier erhalten Sie weitere Infos rund um die DIN 66399 und deren Anwendung.

 

Die DIN SPEC 66399 Teil 3 fordert in der Variante 3 (Vernichtung extern durch einen Dienstleister) zur Erreichung der Schutzklasse 2 und 3, dass zur Einbringung von unvernichteten Datenträgern in die Sicherheitszone eine Schleuse zur Verfügung steht. Durch den Schleusenbetrieb wird in erster Linie sichergestellt, dass anliefernde Kunden kein Material (anderer Kunden) einsehen können. Weiter Infos zur DIN 66399 erhalten Sie hier.

Das Vernichtungsprotokoll enthält detaillierte Angaben über:
– Wer (Name)
– Wieviel (Anzahl Datenträger oder Behälter, ggf. Gewicht)
– Wann (Datum, Uhrzeit)
– Wo (Ort der Vernichtung)
– Wie (Schutzklasse + Sicherheitsstufe nach DIN 66399)

vernichtet hat.

 

Hier erfahren Sie mehr über die Aktenvernichtung.

Ist der Datenbesitzer, der für sich selbst oder andere Daten erhebt, verarbeitet, nutzt oder durch andere verarbeiten lässt. In der DS-GVO ist die “verantwortliche Stelle” als “Verantwortlicher” bezeichnet.

Hier erfahren Sie alles über die EU-Datenschutzgrundverordnung und die DIN 66399.

Nachdem in der DIN 66399 die notwendigen Voraussetzungen zur Erlangung von verschiedenen Sicherheitsstufen und Schutzklassen klar definiert sind kann eine Zertifizierung nach diesen Kriterien erfolgen. Zertifikate sind gem. DIN 66399 auf maximal 3 Jahre zu begrenzen.

Um die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) in einem ausreichenden und umfänglichen Maße allgemein zu formulieren, hat sich der DIN-Ausschuss mehrere Jahre mit diesem  Thema beschäftigt. Im DIN-Ausschuss waren Maschinenhersteller, das BSI (Bundesamt für Sicherheit in er Informationstechnologie) und Aktenvernichtungsdienstleister vertreten.

 

Nach der Ausarbeitung wurde diese dann als DIN 66399 im Oktober 2012 veröffentlicht. Teil 1 und Teil 2 sind offizielle Normen. Die DIN 66399 Teil 3 (SPEC) ist eine Vor-Norm, die noch keinen offiziellen Status hat.

Die DIN 66399 hat damit weder Gesetzescharakter noch ist sie verpflichtend anzuwenden. Die DIN 66399 ist aber eine saubere Definition innerhalb des Themas Aktenvernichtung und kann damit eine sehr gute Grundlage für eine vertragliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit darstellen. Auch der Teil 3 – obwohl noch keine richtige Norm – wird im geschäftlichen Verkehr bereits eingesetzt. Die DIN 66399 wird heute als “Stand der Technik” im Bereich der Aktenvernichtung betrachtet.

 

Derzeit laufen Bestrebungen, die deutsche DIN-Norm 66399 zu einer internationalen Norm zu machen (ISO-Norm).

 

Hier erfahren Sie alles zur DIN 66399.

Alles rund um die Entsorgung

 

Die Abkürzung TASi bedeutet: Technische Anleitung Siedlungsabfall und war 1993 ein Teil des Abfallgesetzes. Mittlerweile wurde die TASi von der Abfallablagerungsverordnung abgelöst.

Category: Entsorgung

Die Definition eines Entsorgungsfachbetriebes ist gesetzlich genau geregelt und dient der Förderung der Kreislaufwirtschaft und der Sicherstellung des Schutzes von Mensch und Umwelt bei der Erzeugung und Bewirtschaftung von Abfällen. Firmen, wie die ROHPROG GmbH aus München, unterziehen sich dementsprechend regelmäßigen Überwachungen, um als zertifiziertes Entsorgungsunternehmen anerkannt zu sein.

Category: Entsorgung

Für die Berechnung der Entsorgungskosten kommt es natürlich darauf an, was für eine Entsorgung vorgenommen werden soll. Dies können einmalige Aktionen, zum Beispiel eine Haushaltsauflösung oder eine temporäre Baustelle mit entsprechendem Bauschutt, sein. Oder es handelt sich um dauerhafte Projekte für beispielsweise Kommunen und gewerbliche Kunden.

Grob teilen sich die Entsorgungskosten wie folgt auf:

  • Transportkosten (Anlieferung / Abholung/Tausch)
  • Entsorgung und Verwertung des Materials
  • Behältermiete
  • eventuelle Personalkosten bei Räumungen

Abhängig sind die einzelnen Faktoren zusätzlich vom Material und der Containergröße. Wir erstellen Ihnen gern ein entsprechendes Angebot für München und Umgebung.

Category: Entsorgung

Als Altholz bezeichnet man Holz, das bereits einem Verwendungszweck zugeführt wurde. Es kann in unterschiedlichem Maße Fremdstoffe enthalten und wird entsprechend in der Entsorgung auch unterschiedliche behandelt.

Diese Altholz-Kategorien gibt es:

A1 – naturbelassenes Holz, welches nur mechanisch bearbeitet wurde
A2 – verleimtes, gestrichenes, beschichtetes, lackiertes oder anderweitig behandeltes Holz ohne halogenorganische Verbindungen in der Beschichtung und ohne Holzschutzmittel
A3 – Altholz mit halogenorganischen Verbindungen in der Beschichtung ohne Holzschutzmittel
A4 – mit Holzschutzmitteln behandeltes Altholz sowie sonstiges Altholz, das aufgrund seiner Schadstoffbelastung nicht den Altholzkategorien A1 bis A3 zugeordnet werden kann

Category: Entsorgung

Das Aufstellen eines Containers in einem öffentlichem Raum (Straße, Gehweg, öffentlicher Parkplatz,..) gilt als Sondernutzung und muss entsprechend genehmigt werden. Hierfür muss der Auftraggeber eine Sondernutzungserlaubnis bei der Stadt oder der Gemeinde beantragen. In München ist das Kreisverwaltungsreferat (KVR) verantwortlich. Planen Sie bereits im Vorfeld ca. 3-4 Wochen für die Bearbeitung ein.

Category: Entsorgung

Abrollcontainer bzw. Abrollbehälter eignen sich vor allem für ein großes Aufkommen von z.B. Holz, Mischabfällen, Strauchabschnitt usw. Sie werden von speziellen Fahrzeugen auf eingebauten Rollen ab- und aufgenommen. Hierbei ist zu beachten, dass eine entsprechende Fläche zur Verfügung steht.

 

Gemeinsam mit unseren erfahrenen Vertriebsmitarbeitern entscheiden Sie, welche Größe (10 – 36m³) und welche Art (offen oder gedeckelt) der Abrollcontainer der Richtige ist.

Category: Entsorgung

Absetzcontainer werden häufig auch als Absetzmulden bezeichnet und offen oder mit Deckel zur Verfügung gestellt. Sie eignen sich für viele Abfallarten, wie z.B. Mischabfälle, Bauschutt, Grüngut usw. Gerade für kleinere Stellflächen werden sie gerne eingesetzt und können mit entsprechenden Absetzfahrzeugen über Hindernisse (niedrige Zäune, Hecken, Mauern) genau an den richtigen Platz gestellt werden.

Gemeinsam mit unseren erfahrenen Vertriebsmitarbeitern entscheiden Sie, welche Größe (3-10m³) und welcher Entsorgungscontainer der Richtige ist. Für höhere Mengen empfehlen wir Ihnen Abroll-Container (10-36m³).

Category: Entsorgung

 

Papierrecycling und mehr

 

Kaufhausaltpapier ist eine Altpapiersorte der Gruppe 1 (untere Sorte). Die Zusammensetzung ist genau definiert. Es handelt sich um gebrauchte Papier- und Kartonverpackungen, die mindestens Wellpappe zu 70% enthält.

 

Falls Kaufhauspapier oder andere Altpapiersorten in größeren Mengen bei Ihnen anfallen, können Sie diese über die ROHPROG entsorgen und verwerten lassen. Zudem bieten wir beste Konditionen zum Ankauf.

Category: Papierrecycling

Um Altpapier und Kartonagen zur Wiederverwertung nutzen zu können, müssen diese vorab gesammelt und aufbereitet werden. Die verschiedenen Sorten, gemischt oder vorsortiert, kommen zu einem Entsorgungsunternehmen wie der ROHPROG GmbH, welches sich auf das Papierrecycling spezialisiert hat. Hier durchlaufen sie die Papier-Sortieranlage und werden als Rohstoff für die Produktion von neuem Papier zur Verfügung gestellt.

Category: Papierrecycling

Der Preis für Altpapier unterliegt stetigen Schwankungen und wird monatlich neu ermittelt. Dieser kann sich auch innerhalb eines Monats bereits ändern. Unsere Experten haben den Altpapierpreis genau im Blick. Für größere Mengen, zum Beispiel in Druckereien oder in der papierverarbeitenden Industrie, zahlen wir überdurchschnittliche Preise. Vergleichen Sie und lassen Sie sich ein entsprechendes Angebot erstellen.

Category: Papierrecycling